Fiets van de zaak
(15 juni 2024)
Nu het in het nieuws steeds vaker gaat over dat vervoer duurzamer moet biedt in sommige gevallen de fiets een goed alternatief. Als ondernemer en/of werkgever kunt u hier iets in betekenen. Maar waar moet u rekening mee houden in verschillende situaties? Hoe om te gaan met eventuele BTW?
Wat is een fiets?
In de wet wordt dit niet echt gedefinieerd. In de loonbelasting telt daarom wat normaliter als fiets wordt gezien. Een elektrische fiets of e-bike behoren ook tot de categorie ‘fiets’.
Ook een speedpedelec wordt gezien als fiets. Brom- en snorfietsen vallen niet binnen de regeling voor fietsen.
Per situatie kunnen de regels en de verwerking verschillen. De volgende situaties kunnen van toepassing zijn:
- U bent werkgever en wilt een fiets ter beschikking stellen aan een werknemer;
- U bent DGA en wilt zelf graag een fiets van de zaak;
- U bent zelfstandig ondernemer en wilt graag een fiets van de zaak.
Werkgever
In de situatie van werkgever kunnen er zich een tweetal vormen voordoen:
- Fiets wordt eigendom van de werknemer;
- Fiets is eigendom van de werkgever.
Fiets wordt eigendom van de werknemer
De werkgever kan een fiets aan de werknemer verstrekken en de aanschafkosten van deze fiets voor eigen rekening nemen. Deze verstrekking of vergoeding wordt dan belast als loon. Middels de werkkostenregeling kan de fiets belastingvrij worden verstrekt. Maar let wel op; is er geen vrije ruimte meer, dan betaald de werkgever 80% belasting via de eindheffing.
Van een bijtelling is hier nu geen sprake omdat de fiets immers privé eigendom wordt van de werknemer. Voor het woon- en werkverkeer en eventuele overige zakelijke kilometers mag de werkgever € 0,23 (2024) per kilometer onbelast vergoeden.
Fiets is eigendom van de werkgever
Bij deze vorm koopt de werkgever de fiets en stelt deze ter beschikking (ook voor privé gebruik) aan de werknemer. De fiets blijft dus eigendom van de werkgever of wordt geleaset door de werkgever. Voor de bijtelling van de fiets van de zaak geldt een forfait van 7% (2024) van de consumentenadviesprijs. Deze bijtelling zal bij het loon van de werknemer worden geteld.
De consumentenadviesprijs is de door de fabrikant of importeur publiek kenbaar gemaakte consumentenprijs.
Bovenstaande regeling geldt ook wanneer de werknemer zelf de fiets leaset maar alle kosten van de werkgever vergoed krijgt. Wanneer deze fiets zakelijk wordt gebruikt dan kan er geen sprake zijn van een onbelaste reiskostenvergoeding omdat de lasten van de fiets niet op de werknemer drukken.
Het kan ook voorkomen dat de fiets gebruikt wordt voor woon-werkverkeer, maar dat op sommige dagen gebruik gemaakt wordt van een privé vervoermiddel, bijvoorbeeld een auto. Voor deze auto kan op de dagen waarop hiermee gereisd wordt een onbelaste vergoeding worden verstrekt van € 0,23 (2024) per kilometer. Gezien het feit dat dit administratief wat omslachtig is, is goedgekeurd dat werkgever en werknemer individueel afspreken hoeveel dagen met de eigen auto wordt gereisd en hoeveel dagen met de fiets. Naar aanleiding van deze afspraken kan een (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding worden verstrekt. Let op: de afspraken moeten zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en moeten reëel zijn. Een enkele afwijking hoeft niet te leiden tot een aanpassing van de vergoeding.
Werkgever en werknemer kunnen eventueel ook nog samen kiezen om de cafetariaregeling toe te passen. Kort gezegd komt deze regeling erop neer dat de werknemer brutoloon inlevert en in ruil daarvoor de fiets ter beschikking gesteld krijgt. Fiscaal levert dat een besparing op, aangezien de werknemer voor de fiets slechts belast wordt voor het bedrag van het forfait van 7%. Let op: er gelden wel specifieke eisen voor de cafetariaregeling. Wilt u weten welke eisen en of dit past binnen uw situatie, neem dan gerust contact met ons op.
De werkgever kan in tegenstelling tot de auto van de zaak, de bijtelling voor de fiets wel onder de werkkostenregeling laten vallen. De werknemer krijgt dan geen bijtelling meer op de loonstrook. Let wel op dat er voldoende vrije ruimte is anders wordt u als werkgever geconfronteerd met een eindheffing van 80%.
DGA
De DGA wordt aangemerkt als werknemer, daarom zijn voor de DGA dezelfde regels van toepassing zoals hiervoor beschreven.
De vrije ruimte in de werkkostenregeling bedraag in 2024 1,92% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over het meerdere daarvan.
Zelfstandig ondernemer
Het forfait van 7% geldt ook voor zelfstandig ondernemers. Echter nu wordt de bijtelling bij de winst opgeteld. Voor ondernemers geldt wel dat het bedrag van de bijtelling nooit meer kan zijn dan de totale kosten van de fiets in het betreffende jaar.
Wanneer wel en wanneer geen privé gebruik?
Indien de werknemer of de zelfstandig ondernemer de fiets alleen gebruikt voor zakelijke ritten en deze dus ook niet mee naar huis neemt dan hoeft er geen bijtelling te worden toegepast. Wanneer de fiets voor woon-werkverkeer wordt gebruikt dan wordt er vanuit gegaan dat de fiets ook privé wordt gebruikt en is er een bijtelling van toepassing. Een rittenregistratie is voor het privé gebruik van de fiets niet van belang.
BTW
Werkgever
De BTW op de aankoop of de leasetermijnen is tot maximaal € 130 aftrekbaar. Hier zijn wel voorwaarden aan gekoppeld:
- De werkgever heeft in het betreffende kalenderjaar en de twee voorafgaande kalenderjaren aan de werknemer niet eerder een fiets verstrekt of ter beschikking gesteld;
- De werkgever mag vanaf het verstrekken van de fiets tot het einde van het kalenderjaar en elk van de twee volgende jaren niet 50% of meer van het aantal dagen een reiskostenvergoeding verstrekken of op een andere manier voorzien in woon-werkverkeer.
Let op: bovenstaande BTW regels betreffen de basisregels. Indien er sprake van een eigen bijdrage voor privégebruik dan gelden er aanvullende regels.
Zelfstandig ondernemer
Voor de zelfstandig ondernemer telt de aftrekbeperking voor de zakelijke fiets van € 130 niet. De ondernemer dient een inschatting te maken hoeveel de fiets privé wordt gebruikt om vervolgens dit deel van de BTW niet in aftrek te brengen.
Naast bovenstaande uiteenzetting van de toch wel complexe regels rondom de fiets van de zaak, kunt u ook nog in aanmerking komen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA), milieu investeringsaftrek (MIA) en willekeurige afschrijving.
Mocht u overwegen een fiets te verstrekken aan uw werknemer(s) of bent u zelfstandig ondernemer en wilt u een fiets van de zaak en heeft u hierover advies nodig, neem dan gerust contact met ons op.
